სამუშაო აღწერილობა არის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი დოკუმენტი როგორც კადრის აყვანის, ასევე თანამშრომლების მართვის პროცესში. ის არის კონკრეტული სამუშაოსთვის განსაზღვრული ფუნქციების, პასუხისმგებლობების, კვალიფიკაციის, უნარებისა და კომპეტენციების ჩამონათვალი. სამუშაო აღწერილობის შედგენის წინაპირობაა სამუშაო ანალიზი, რომლის დროსაც გროვდება მნიშვნელოვანი ინფორმაცია კონკრეტული სამუშაოს შესახებ.
სწორად შედგენილი სამუშაო აღწერილობები ყველა ტიპისა და ზომის კომპანიას სჭირდება, რადგან ის ეხმარება ორგანიზაციებს, რომ ეფექტურად მართონ თანამშრომლები და მნიშვნელოვან შედეგებს მიაღწიონ. მეორე მხრივ, აღნიშნული დოკუმენტის არარსებობა ან არასწორი სახით არსებობა დასაქმებულებს დააბნევს; ისინი ვერ მიხვდებიან, რა მოლოდინები აქვთ მათ მიმართ.
სამუშაო აღწერილობები განსხვავებულია სხვადასხვა ორგანიზაციისთვის, თუმცა სტანდარტულად ის მოიცავს შემდეგ ინფორმაციას:
- საიდენტიფიკაციო ინფორმაცია - პოზიციის დასახელება, თანამშრომლის სახელი და გვარი (თუ დაქირავებულია თანამშრომელი), სტრუქტურული ერთეული, უშუალო მენეჯერი (პოზიცია, სახელი-გვარი), ინფორმაცია დაქვემდებარებული თანამშრომლების რაოდენობის შესახებ (მენეჯერული პოზიციის შემთხვევაში), სამუშაო აღწერილობის შედგენის/განახლების თარიღი;
- ორგანიზაციის მიზანი - იმისათვის, რომ თითოეული სამუშაოს მიზანი შესაბამისობაში იყოს ორგანიზაციის საერთო მიზნებთან, ზოგიერთი კომპანია სამუშაო აღწერილობაში ამატებს აღნიშნულ პუნქტსაც;
- სამუშოს მიზანი - აქ არის მოკლედ შეჯამებული ინფორმაცია იმის შესახებ, თუ რატომ არის საჭირო ეს პოზიცია და რა არის მისი მიზანი;
- ძირითადი ფუნქციები და პასუხისმგებლობები - ეს არის სამუშაოს აღწერილობის ყველაზე ვრცელი ნაწილი, სადაც აღწერილია კონკრეტულ სამუშაოზე შესასრულებლი ფუნქციები. ხშირად ამ ჩამონათვალს უწერია დროის პროცენტული გადანაწილებაც (სამუშაო დროის რა პროცენტი იხარჯება/უნდა დაიხარჯოს ამა თუ იმ ფუნქციის შესრულებაზე);
- კვალიფიკაცია, ცოდნა, უნარები, შესაძლებლობები, კომპეტენციები - აუცილებელია, რომ სამუშაო აღწერილობის აღნიშნული ნაწილი შეესაბამებოდეს რეალობას და შეივსოს მხოლოდ კონკრეტულ პოზიციაზე განსაზღვრული სამუშაოების შესასრულებლად საჭირო ინფორმაციით. ეს ჩამონათვალი არ უნდა იყოს უსასრულო;
- შიდა და გარე კონტაქტები - იმ სტრუქტურული ერთეულებისა და ორგანიზაციების ჩამონათვალი, რომლებთან ურთიერთობაც საჭიროა შესასრულებელი ფუნქციებიდან გამომდინარე;
- დამატებით ინფორმაცია - მაგალითად, ადგილმდებარეობა, სამუშაო პირობები და სამუშაოს შესასრულებლად საჭირო აღჭურვილობა, ინფორმაცია ანაზღაურების შესახებ.
რა თქმა უნდა, არ არის მკაცრად განსაზღვრული რომ სამუშაო აღწერილობები მოიცავდეს ზემოთ აღწერილ ყველა პუნქტს. მთავარია, რომ კომპანიებში ისინი არ იყოს მხოლოდ იმიტომ, რომ „საჭიროა“. სამუშაო აღწერილობები უნდა განახლდეს პერიოდულად, უნდა იყოს რეალური და შეესაბამებოდეს კომპანიის მიზნებს.
